Immobilier : comment protéger les données personnelles de vos clients ?

Chaque jour, vous récupérez des données personnelles sur vos clients et prospects, mais gare aux cyberattaques ! Les conséquences d’une compromission de données peuvent être désastreuses. Face à cette menace numérique, le RGPD est votre allié, associé à une assurance en cybersécurité.

Les types de données collectées et traitées par les agents immobiliers

Selon leur secteur d'activité, les entreprises manipulent plus ou moins de données clients. Au sein d’une agence immobilière, les collaborateurs sont amenés à recueillir diverses informations sur les acheteurs, les vendeurs, les bailleurs, les locataires ou les cautions. Cela peut être en vue de la signature d’un mandat de recherche, d’un compromis de vente, d’un acte authentique ou encore d’un bail d’habitation.

Dans l’exercice de leur métier, les agents immobiliers, les agents commerciaux, les gestionnaires de biens, mais aussi les syndics de copropriété, récupèrent des documents privés de plusieurs natures :
1. Des données d’identification : carte d’identité, passeport, etc.
2. Des données financières : bulletins de paie, avis d’imposition, coordonnées bancaires, etc.
3. Des données sur la situation familiale : état matrimonial, nombre d’enfants, etc.

Toutes ces informations sont des données à caractère personnel : les agences immobilières doivent donc en conserver la maîtrise.

Les risques et conséquences en cas de violation de données des mandants

Transaction, gestion locative, construction, copropriété… l’immobilier est un secteur vulnérable aux cyberattaques. En effet, les informations sensibles traitées par les agents immobiliers, tout comme les mouvements d’argent importants, intéressent particulièrement les cybercriminels.

Si des hackers font main basse sur les données personnelles de vos prospects ou clients, ils peuvent s’en servir à des fins frauduleuses :
• revente des données piratées sur le dark web,
• hameçonnage ciblé et tentative d’escroquerie,
• chiffrement des données confidentielles par rançongiciel et extorsion,
• usurpation d’identité,
• cyberharcèlement,
• atteinte à la réputation de l’entreprise, etc.

Les répercussions pour votre agence peuvent être dramatiques en cas de vol, de perte, d’altération, de divulgation ou de destruction de données, et ce, d’autant plus si vous n’avez pas souscrit d’assurance cybersécurité pour préserver votre chiffre d’affaires !

RGPD immobilier : les obligations légales pour protéger les données personnelles des clients

Afin de renforcer la protection des données personnelles et d'harmoniser les règles au sein de l'Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en application le 25 mai 2018.

Toutes les entreprises qui traitent des données personnelles doivent impérativement s’y conformer, agences immobilières comprises. En cas de manquements au RGPD, elles s’exposent à des amendes pouvant atteindre 2 % ou 4 % de leur chiffre d’affaires annuel mondial (soit entre 10 et 20 millions d’euros), selon la nature et la gravité des violations.

Dans certains cas, des sanctions pénales, prévues par notamment par le Code pénal et la loi Informatique et Libertés (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), peuvent également s’appliquer.

Au-delà de leur caractère obligatoire, les règles à respecter constituent des pratiques clés en matière de cybersécurité pour déjouer les fraudes. En voici quelques-unes.

1. Sécuriser les locaux et les systèmes d’information

Le RGPD impose aux agences immobilières, la mise en œuvre de mesures techniques pour prévenir toute intrusion physique dans les bureaux ou virtuelle dans le réseau local.

En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez ainsi veiller à utiliser des mots de passe robustes, à usage unique (1 compte 1 mot de passe). L’installation de logiciels antivirus sur les postes de travail, la réalisation de sauvegardes régulières et les technologies d’authentification multifactorielle constituent d’autres bonnes pratiques pour renforcer votre politique de cybersécurité.

2. Observer le principe de minimisation

En tant que responsable de traitement, vous devez appliquer le « principe de minimisation », c’est-à-dire collecter et conserver uniquement les informations dont vous avez besoin. Les données personnelles doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées », précise l’article 5 du RGPD.

3. Informer les clients sur le traitement de leurs données

Autre impératif pour les agences immobilières : faire preuve de transparence envers les personnes dont les informations sont collectées, enregistrées, stockées et utilisées.

Ainsi, il relève de votre responsabilité d’avertir les clients de la finalité du traitement de leurs données, que ce soit sur le site Internet de l’agence ou sur tout autre support (papier ou numérique).

D’autres indications sont à fournir, notamment :
• la durée de conservation des données personnelles des clients,
• les droits d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression dont ils disposent.

Par ailleurs, vous devez obtenir le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de vos clients, c’est-à-dire leur accord clair et explicite quant aux traitements des informations récoltées.

Bon à savoir

Le guide pratique RGPD de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) regroupe les étapes pour vérifier la conformité de votre agence immobilière avec le règlement européen.

Sécuriser les informations clients en agence immobilière : le DPO

Dans la plupart des cas, les agences immobilières ne sont pas tenues de désigner un délégué à la protection des données (DPO).

Cet expert, interne ou externe à l’entreprise, sert de chef d’orchestre de la conformité en matière de protection des informations confidentielles au sein de sa structure. Il sensibilise les équipes et constitue l’interlocuteur privilégié de l’autorité de contrôle en matière de protection des données.

Cette désignation peut toutefois devenir obligatoire lorsque les traitements réalisés répondent aux critères fixés par le RGPD. Même lorsqu'elle n'est pas imposée, la désignation d'un DPO est recommandée par les autorités de protection des données afin de faciliter la mise en conformité.

Enfin, souvenez-vous que la sensibilisation des agents immobiliers à la cybersécurité est primordiale pour prévenir les attaques en ligne. Former vos collaborateurs aux bonnes pratiques numériques ne fera que renforcer votre stratégie de protection des données personnelles de vos partenaires, clients et prospects.

En résumé

Quels sont les trois principes fondamentaux du RGPD listés par la CNIL ?

La CNIL a listé cinq grands principes liés à la protection des données :
1. Le principe de finalité.
2. Le principe de proportionnalité et de pertinence.
3. Le principe d’une durée de conservation limitée.
4. Le principe de sécurité et de confidentialité.
5. Les droits des personnes.

Qu’est-ce que le RGPD interdit dans le secteur immobilier ?

Le RGPD interdit de collecter ou de conserver des données personnelles de clients ou de prospects sans base légale ou sans nécessité justifiée.

Quelle loi s’impose aux agents immobiliers concernant la protection des données ?

Concernant la protection des données, les agents immobiliers sont soumis au RGPD, ainsi qu’à la loi Informatique et Libertés. Ces textes encadrent la collecte, le traitement, le stockage et la sécurisation des données personnelles des clients (propriétaires et locataires), mais aussi des prospects.

Quelles sont les obligations du RGPD pour les professionnels de l’immobilier ?

Les professionnels de l’immobilier doivent respecter certaines obligations RGPD, notamment :
• informer leurs clients ou prospects sur l’utilisation de leurs données,
• sécuriser les informations collectées,
• respecter les droits d’accès et de suppression,
• conserver les données personnelles seulement pendant la durée nécessaire à leur activité.

Pourquoi suivre une formation RGPD immobilier lorsqu’on est professionnel de l’immobilier ?

En tant que professionnel de l’immobilier, suivre une formation RGPD immobilier vous permet de comprendre vos obligations en matière de protection des données personnelles. Elle vous aide ainsi à sécuriser les informations de vos clients et prospects, en adoptant les bonnes pratiques à mettre en place au sein de votre agence immobilière.